A organização de eventos e solenidades é sempre um grande desafio. Se as etapas necessárias não forem seguidas à risca, é provável que intercorrências venham a acontecer antes, durante e depois da cerimônia em questão, o que pode comprometer a qualidade do trabalho e impossibilitar, muitas vezes, que os resultados almejados sejam atingidos. A fim de assegurar o bom funcionamento dos eventos institucionais, a UFRPE criou, em 2012, a Assessoria de Cerimonial e Projetos Sociais (ACEP), cuja atuação é regulamentada pela Instrução Normativa Nº 02/2016 (em anexo abaixo).
Segundo essa Instrução, cabe à Assessoria de Cerimonial a organização e realização das cerimônias institucionais. Por solenidades oficiais entenda-se as que estão previstas nos artigos de número 148, 160 e 161 do Regimento Geral da UFRPE: Colação de Grau, Outorga de Títulos Honoríficos e Entrega de Medalhas de Mérito. A ACEP também tem a missão de comparecer aos eventos em que reitora e vice-reitor estejam presentes, quando houver solicitação da Chefia de Gabinete da Reitoria, na posse de reitor(a), vice-reitor(a) e diretores(as); organizar as festividades de aniversário da UFRPE, aulas magnas, aulas inaugurais, cerimônias de inaugurações de prédios; além de contribuir nas solenidades de aberturas de congressos nacionais e internacionais.
"Essas são as obrigações que temos que cumprir, mas sempre somos chamados a outros tipos de eventos na UFRPE", ressalta Simone Gomes, assessora de Cerimonial. Segundo Simone, a procura tem sido grande e, muitas vezes, além da capacidade de atendimento pela ACEP. "Temos uma atuação institucional específica para darmos conta, o que já resulta em muito trabalho para a nossa equipe. Além disso, como as solicitações são em grande número, infelizmente não temos como atender a todas ", enfatizou a gestora, ressaltando que o Cerimonial está sempre aberto ao diálogo e a eventuais orientações e/ou colaborações.
Planejamento é fundamental para o bom andamento de um evento institucional. Solenidades como as Colações de Grau Unificadas, por exemplo, começam a ser preparadas com meses de antecedência. Reuniões de preparação com os formandos e seus homenageados, planejamento da decoração e das condições estruturais dos espaços, solicitação dos serviços a serem realizados durante as solenidades, entre outras ações, fazem parte da rotina da equipe responsável da Assessoria de Cerimonial nos meses antecedentes. No caso da Colação Unificada do Campus Recife, por exemplo, a reserva do espaço adequado para a cerimônia - que geralmente tem sido feita no Teatro Guararapes, em Olinda - acontece com um ano de antecedência.
"É um trabalho silencioso, que muitas vezes não é percebido, mas que tem garantido a boa realização dos eventos institucionais da UFRPE", destaca Simone Gomes.
Exigências protocolares
O que muita gente talvez não saiba é que as ações do Cerimonial seguem um decreto federal específico, o de Número 70.274, de março de 1972. Por meio desse decreto, as equipes de cerimonial de instituições públicas do país devem seguir normas de funcionamento e organização das solenidades. O decreto regulamenta, por exemplo, que autoridades devem presidir e compor as mesas das solenidades institucionais; as orientações para a execução do Hino Nacional e de eventuais hinos estrangeiros; a utilização da Bandeira Nacional, entre outras determinações.
Como forma de garantir ainda mais o atendimento às normas exigidas por lei, foi publicada, no início agosto de 2018, pela Reitoria da UFRPE, a Instrução Normativa Nº 02/2018. Tal instrução versa sobre os critérios para a utilização das Vestes Talares, sobre a execução do Hino da UFRPE e apresenta as orientações para as solenidades de conclusão e curso.
Quanto às Vestes Talares, estas devem ser utilizadas apenas pelos servidores da UFRPE nas solenidades oficiais. Nesse caso, docentes e técnicos-administrativos com vínculos institucionais é quem poderão utilizar os referidos trajes. Convidados de outras instituições, profissionais prestadores de serviço, docentes contratados, entre outros, têm a garantia de ampla participação nas solenidades oficiais, mas o uso das Becas não será permitido a estes públicos.
A execução do Hino da UFRPE nos eventos institucionais busca promover a valorização da história da Instituição. A composição do Pe. Jaime Diniz, com letra do ilustre professor João Vasconcelos Sobrinho, ex-reitor da UFRPE, deverá ser executada em sua forma cantada já nas próximas cerimônias. O Hino da UFRPE encontra-se entre os anexos abaixo.
A Instrução Normativa Nº 02/2018 também traz em detalhes as orientações sobre a realização de solenidades de conclusão de curso, a fim de padronizar as mesmas, garantir as previsões legais e manter um padrão estético para as Colações de Grau e Formaturas. A formação da mesa diretora, representação dos homenageados, critérios para escolha de patrono, paraninfo, orador, entre outros aspectos, são temas tratados na Instrução 02/2018.
A ACEP é um órgão de assessoramento vinculado à Reitoria da UFRPE. Fica localizada no primeiro andar do Prédio Central.
Contatos: 81 3320 6005/6011 ou assessoria.cerimonial@ufrpe.br.
Informações: www.cerimonial.ufrpe.br
Confira nos anexos abaixo as Instruções Normativas 02/2016 e 02/2018 e o Hino da UFRPE.
(NOTÍCIA EXTRAÍDA DO SITE DA UFRPE / COORDENADORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL)
